Każdy przedsiębiorca może spotkać się z opóźnieniem w płatnościach realizowanych przez swoich kontrahentów. Jak wówczas działać i jakie podjąć środki, ale przede wszystkim, czy można skutecznie zwalczyć opóźnienie w zapłacie za usługę? Ustawodawca daje nam instrument jakim jest ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych – jak ona działa i czy jest skuteczna?

Według badań ankietowych przeprowadzonych w październiku 2011 r. przez Ministerstwo Gospodarki (próba 287 przedsiębiorców) przeciętne opóźnienie w zapłacie należności przez kontrahentów będących przedsiębiorcami wynosiło 36,22 dni. Wśród najczęściej wymienianych przyczyn opóźnionych płatności znalazły się:

• spóźnione płatności od innych kontrahentów (37%);
• trudna sytuacja finansowa dłużnika (23%);
• uzależnienie wierzyciela od dłużnika, tj. wykorzystywanie przez dłużnika pozycji dominującej (11%).

Z kolei, jako najważniejsze skutki opóźnionych  płatności na rzecz wierzycieli wskazywano:

• zmniejszenie płynności finansowej (54%);
• dodatkowe koszty, np. konieczność zaciągnięcia kredytów lub pożyczek (17%);
• zagrożenie istnienia firmy (17%).

Opóźnienia takie mają negatywny wpływ na płynność finansową, konkurencyjność i rentowność. Z ich powodu bowiem wierzyciele zmuszani są do sięgania po zewnętrzne źródła finansowania. (źródło: BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów uzasadnienie do ustawy 10-69-12). Ustawa z 2013 r. zastąpiła starą ustawę o terminach zapłaty obowiązującą od roku 2003, a także wdrożyła do krajowego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych. Podstawowym założeniem nowej ustawy i dyrektywy europejskiej jest zwalczanie opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych, mające zapewnić właściwe funkcjonowanie rynku wewnętrznego, wspierając tym samym konkurencyjność przedsiębiorstw, przede wszystkim małych i średnich firm. Poszukajmy  odpowiedzi na pytanie: kiedy ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych ma zastosowanie?

Czym jest transakcja handlowa?

Zgodnie z definicją ustawową, transakcja handlowa oznacza umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawartą w związku z wykonywaną działalnością. Stronami transakcji handlowej mogą być wyłącznie przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (PI 5/2016), w tym także:

• podmioty publiczne;
• podmioty prowadzące działalność wytwórczą w rolnictwie, agroturystyce etc.;
• osoby wykonujące tzw. wolne zawody;
• przedsiębiorcy zagraniczni.

Ustawa nie obejmuje transakcji dokonywanych z konsumentami – osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Nie ma również zastosowania do:

• długów objętych postępowaniem upadłościowym i naprawczym;
• umów, na postawie których wykonywane są czynności bankowe;
• umów, których stronami są wyłącznie podmioty zaliczane do sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych.

Ustawa ma zatem wyłącznie zastosowanie w transakcjach w biznesie (B2B) oraz w transakcjach z udziałem podmiotów publicznych (B2A).

Ustawowe terminy płatności

Ustawa określa szczególne uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika, którzy są stronami transakcji handlowej, w związku z terminami zapłaty w transakcjach handlowych. Przede wszystkim ustawa chroniąc wierzyciela ustala maksymalne terminy płatności za wykonane świadczenia – strony zawsze mogą wyznaczyć krótsze terminy. W zależności od tego, kto jest naszym kontrahentem możemy wskazać dwa zasadnicze terminy płatności:

• w transakcjach między przedsiębiorcami termin zapłaty co do zasady nie może przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której strony w umowie wyraźnie ustaliły inny dłuższy termin i pod warunkiem, że ustalenie takie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Oceny, czy postanowienia umowne są rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, dokonuje się, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy, w szczególności rażące odstępstwa od dobrych praktyk handlowych, które naruszają zasadę działania w dobrej wierze i zasadę rzetelności oraz właściwość towaru lub usługi, które są przedmiotem transakcji handlowej;
• w transakcjach, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny termin zapłaty nie może przekraczać 30 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi. Wyjątkowo, termin zapłaty może przekroczyć 30 dni, jeżeli jego wydłużenie jest obiektywnie uzasadnione właściwością lub szczególnymi elementami umowy. Ustawodawca nie wskazuje wprost jakie postanowienia umowne mogą wydłużyć termin płatności pozostawiając stronom zastosowanie kryterium obiektywnego punktu widzenia obu kontrahentów. Wydłużony termin nie może jednak przekroczyć 60 dni.

Żądanie zapłaty odsetek

Ze wskazaniem przez ustawodawcę maksymalnego terminu zapłaty związane jest bezpośrednio uprawnienie wierzyciela do żądania zapłaty odsetek. Możliwość naliczania odsetek w istocie powinna zmobilizować dłużnika do zapłaty należności jak najwcześniej, a tym samym zapobiec zatorom płatniczym. Instytucja odsetek za opóźnienie w kodeksie cywilnym jest bardzo prosta. Wierzyciel może domagać się odsetek, gdy, po pierwsze, spełnił swoje świadczenie (wykonał usługę, dostarczył towar), a po drugie – nie otrzymał należnej mu zapłaty w terminie. Przy tym może on żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.

Na podstawie ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, wierzyciel może żądać odsetek ustawowych jeszcze przed nadejściem terminu płatności za jego usługę (roszczenie o zapłatę nie jest jeszcze wymagalne), a także odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Wierzycielowi, w oparciu o omawianą ustawę, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki. Obwieszczeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (M.P. z 2017 r., poz. 10) ogłoszono, że wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, od 1 stycznia 2017 r. do 30 czerwca 2017 r., wynosi 9,50% w stosunku rocznym. Wierzyciel może dochodzić należnych mu odsetek bez uprzedniego wezwania dłużnika do ich zapłaty. Warunkiem żądania zapłaty odsetek jest spełnienie przez wierzyciela swojego świadczenia i brak zapłaty w terminie określonym w umowie albo wezwaniu. Wierzycielowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty. Ustawodawca nadaje wierzycielowi również uprawnienie do naliczania odsetek ustawowych (art. 359 kodeksu cywilnego). Odsetki ustawowe należą się w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 3,5 punktów procentowych, tj. 5% w skali roku i mogą być naliczane przez wierzyciela do dnia wymagalności roszczenia.

Kiedy i jakich odsetek można żądać?

Przyjrzyjmy się kilku sytuacjom związanym z transakcjami handlowymi. Jeśli:

• umowa między stronami ustala termin zapłaty dłuższy niż 30 dni – co do zasady wierzyciel może żądać odsetek ustawowych (5%) po upływie 30 dni, liczonych od dnia spełnienia świadczenia i doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi. Warunkiem żądania odsetek jest przy tym spełnienie przez wierzyciela świadczenia niepieniężnego i doręczenie dłużnikowi faktury. Wierzyciel może żądać odsetek ustawowych, gdy świadczenie dłużnika nie jest jeszcze wymagalne (termin płatności jeszcze nie nadszedł), ale nie dłużej niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego (termin zapłaty upłynął). Możliwość naliczania odsetek nie znajdzie zastosowania, jeśli strony przewidziały 30-dniowy lub krótszy termin płatności, a także gdy kontrahentem jest leczniczy podmiot publiczny;
• termin zapłaty nie został wprost określony w umowie (zobowiązanie bezterminowe) –wierzycielowi (bez wezwania) przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, po upływie 30 dni, liczonych od dnia spełnienia przez niego świadczenia do dnia zapłaty;
• transakcje handlowe prowadzone są między przedsiębiorcami – wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (9,5%), chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie dwa warunki: wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w umówionym terminie. Termin zapłaty określony w umowie nie powinien przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. Jeżeli jednak termin zapłaty ustalony w umowie jest dłuższy niż 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury, wierzyciel, który spełnił swoje świadczenie, może naliczać dłużnikowi odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych po upływie 60 dni od dnia spełnienia przez niego swojego świadczenia;
• w transakcjach handlowych dłużnikiem jest podmiot publiczny – podobnie jak w transakcjach między przedsiębiorstwami, wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, pod warunkiem, że wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w umówionym terminie. Termin zapłaty określony w umowie nie powinien przekraczać 30 dni. Jeżeli jednak ustalono termin dłuższy niż 30 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, wierzycielowi, który spełnił swoje świadczenie, po upływie 30 dni przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Przykład:
Umowa z dnia 1 marca 2017 r. zawarta między przedsiębiorcami prowadzącymi działalność gospodarczą zastrzega, że wierzyciel wystawi fakturę za usługę z terminem jej płatności wynoszącym 60 dni. 5 marca wierzyciel założył u dłużnika instalację (spełnił swoje świadczenie), tego samego dnia wystawił i doręczył inwestorowi fakturę opiewającą na kwotę X z terminem płatności 60 dni (ostatni dzień na terminową zapłatę przypada na dzień 4 maja). Wierzyciel w oparciu o ustawę o terminach zapłaty może dochodzić od dłużnika odsetek ustawowych już od dnia 5 kwietnia (kiedy świadczenie dłużnika nie jest jeszcze wymagalne) do dnia wymagalności roszczenia tj. 4 maja. Jeśli zapłata nie nastąpi do ustalonego terminu, od 5 maja, wierzycielowi należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, aż do dnia faktycznej zapłaty.

Ważnym dla ustawy momentem, od którego wierzyciel może naliczać odsetki, jest chwila skutecznego doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. Ustawodawca, aby zapobiec nadmiernemu przesuwaniu terminu doręczenia faktury zastrzega, że strony transakcji handlowej nie mogą dowolnie ustalać daty doręczenia faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi.

W interesie wierzyciela powinno być stosunkowo szybkie doręczenie dłużnikowi faktury. Koniecznie należy zadbać o udokumentowanie tego czynu – podpis na fakturze lub potwierdzenie odbioru. Postanowienia umowne nadające wierzycielowi możliwość naliczania odsetek i dochodzenia roszczeń przed sądem mają moc bezwzględnie obowiązującą. Wszelkie uzgodnienia między stronami, które ograniczają lub wyłączają uprawnienia wierzyciela czy obowiązki dłużnika są nieważne.

Rekompensata za opóźnienie

Ustawa nadaje wierzycielowi nowe, dodatkowe roszczenie mające na celu wyrównanie strat związanych z odzyskiwaniem zaległych płatności. Od dnia nabycia przez wierzyciela uprawnienia do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych – gdy roszczenie stało się wymagalne, a dłużnik nie zapłacił – przysługuje mu uprawnienie do żądania rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Wierzycielowi należy się rekompensata stanowiąca równowartość kwoty 40 euro przeliczonej na PLN według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Kwota 40 euro jest kwotą ryczałtową i możliwość jej dochodzenia nie jest uwarunkowana pełnieniem jakichkolwiek dodatkowych przesłanek – wystarczy, że wierzyciel ma prawo do żądania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Jest to kwota stała dla każdego, przysługuje bez konieczności wykazania, że koszty te zostały poniesione. Warto pamiętać, że rekompensata może zostać naliczona od każdej transakcji handlowej (umowy). Jeśli strony w umowie ustalą, że świadczenie pieniężne będzie spełniane częściami, uprawnienie do rekompensaty przysługuje w stosunku do każdej niezapłaconej części.

Jeżeli koszty odzyskania należności, które poniósł wierzyciel, dochodząc należnej mu kwoty, przekroczą kwotę 40 euro, wierzyciel prócz tej kwoty może żądać zwrotu wydatków, jakie poniósł w związku z próbą odzyskania należności.

Wierzyciel nie może żądać wszelkich kosztów jakie poniósł, ale tylko tych, które w okolicznościach danej sprawy były uzasadnione. Przed skierowaniem sprawy do sądu ma on obowiązek wezwać dłużnika do zapłaty uzasadnionych kosztów przewyższających ryczałt 40 euro. Brak wezwania będzie skutkować oddaleniem pozwu – roszczenie wierzyciela w świetle prawa nie stało się wymagalne. Ciężar dowodu tej okoliczności oraz dowodu poniesienia kosztów spoczywa, w toku procesu, na powodzie (wierzycielu). Natomiast o tym, jakie koszty należy uznać za uzasadnione decydują każdorazowo okoliczności danej sprawy. Przykładowo, skierowanie przez powoda zlecenia windykacji do firmy windykacyjnej za wysokim wynagrodzeniem może być uznane przez sąd za nadużycie prawa w rozumieniu art. 5 kodeksu cywilnego i nie stanowi uzasadnionego kosztu odzyskania należności. Jakich roszczeń może zatem dochodzić wierzyciel od dłużnika w oparciu o ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych? Są to:

• kwota główna za spełnione świadczenie, wynikająca z wystawionej faktury;
• odsetki ustawowe w wysokości 5% w skali roku;
• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych w wysokości 9,5% w skali roku, liczone od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty;
• ryczałt za opóźnienie w zapłacie należności głównej, wysokości 40 euro według kursu NBP;
• uzasadnione koszty odzyskiwania należności przewyższające równowartość 40 euro.

Jak dochodzić roszczeń?

Wierzyciel może dochodzić roszczeń z ustawy w postępowaniu nakazowym. Sąd obligatoryjnie wydaje nakaz zapłaty na podstawie:

• dołączonej do pozwu umowy;
• dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego;
• dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego, odsetek w transakcjach handlowych, rekompensaty za opóźnienie w wysokości równowartości 40 euro;
• dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów odzyskiwania należności, jeżeli powód dochodzi również zwrotu kosztów powyżej kwoty 40 euro.

Postępowanie nakazowe jest najbardziej rygorystycznym i sformalizowanym postępowaniem sądowym. Wydany w sprawie nakaz zapłaty stanowi tytuł zabezpieczenia, natychmiast wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności (zasady postępowania nakazowego zostały omówione w PI 8/2015).

Pamiętajmy o przysługujących nam prawach

Prowadząc firmę warto znać i stosować ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Celem ustawodawcy jest ochrona małego i średniego przedsiębiorcy przez zwalczanie pogłębiającego się problemu zatorów płatniczych. Przytoczone badania przeprowadzone przez Ministerstwo Gospodarki podają, że główną przyczyną opóźnień w terminowej zapłacie jest brak terminowej zapłaty przez innego kontrahenta. Powstaje zatem łańcuszek, który uzależnia od siebie innych przedsiębiorców. O ile duże i silne ekonomicznie podmioty mogą minimalnie odczuć brak terminowej zapłaty, o tyle dla małego przedsiębiorcy jest to być albo nie być dla jego firmy. Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych daje możliwość naliczania odsetek za opóźnienie nie tylko w przypadku zapłaty po terminie, ale również, gdy nasz kontrahent narzuca nam rażąco długie terminy zapłaty. Wprowadza nowe instrumenty wspomagające zmniejszanie opóźnień w zapłacie należności  oraz dyscyplinujące strony do stosowania krótkich terminów zapłaty (postanowienia mniej korzystne dla wierzyciela są nieważne).

Autor: Małgorzata Stępień