Spółka kapitałowa to forma prawna organizacji podmiotów gospodarczych, najczęściej wykorzystywana w prowadzeniu największych przedsiębiorstw gospodarczych na rynku. W spółce kapitałowej najważniejszym elementem jest jej majątek (kapitał). Kapitałowy charakter spółki kładzie silny nacisk na połączenie kapitałów wspólników, w oparciu o które spółka prowadzi swoją działalność. Skład osobowy spółki kapitałowej stoi już na drugim miejscu.

Do spółek kapitałowych zaliczamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) i spółkę akcyjną (s.a.). Najważniejsze ich cechy to:

• kapitał zakładowy jest podstawą działalności spółki;
• osobowość prawna – spółka działa przez swoje organy, ma osobowość prawną;
• majątek spółki jest odrębny od majątków osobistych wspólników lub akcjonariuszy;
• odpowiedzialność całym majątkiem spółki za jej zobowiązania;
• wyłączenie odpowiedzialności wspólników (akcjonariuszy) za zobowiązania spółki.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Jest to najczęściej występująca forma spółki kapitałowej. Według danych GUS („Zmiany strukturalne grup podmiotów gospodarki narodowej w rejestrze REGON, I półrocze 2016 r.”) na dzień 30.06.2016 r. w Polsce zarejestrowano 401392 spółek z o.o. (wzrost o blisko 19 tys. od ubiegłego półrocza), zaś spółek akcyjnych 11588 (wzrost o 208). Dla porównania, wszystkich spółek osobowych jest 65911. Co zatem czyni spółkę z o.o. aż tak atrakcyjnym dla przedsiębiorców podmiotem prowadzenia działalności gospodarczej? – Już sama nazwa spółki może sugerować, że nie za wszystko ponosi odpowiedzialność w sensie prawnym. Ale czy spółka może działać bez odpowiedzialności i ryzyka?
Decydując się na prowadzenie działalności w formie spółki kapitałowej koniecznie należy zapoznać się z zasadami funkcjonowania spółki, pozycją wspólników w spółce, rolą jej organów i mechanizmami ponoszenia odpowiedzialności za zaciągnięte zobowiązania. Zagłębienie tej wiedzy pozwoli ocenić, czy ta forma prowadzenia działalności jest odpowiednia dla instalatorów, wykonawców, producentów etc. Natomiast osobie fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność zwróci uwagę na istotne zagadnienia dotyczące nawiązania i zasad współpracy ze spółką handlową. Ale przede wszystkich pomoże znaleźć rozwiązanie w sytuacji, w której spółka z o.o. nie reguluje zobowiązań wobec swoich kontrahentów.

Jak utworzyć spółkę z o.o.?

Spółka z o.o. może zostać utworzona w każdym prawnie dopuszczalnym celu. W praktyce spółkę może założyć już jedna (lub więcej) osoba fizyczna, osoba prawna (np. inna spółka z o.o.) i ułomna osoba prawna (np. spółka jawna). Z tym tylko zastrzeżeniem, że założycielem jednoosobowej spółki z o.o. nie może być inna jednoosobowa spółka z o.o. Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca wprowadza takie ograniczenie, ale tylko w momencie założenia spółki. Dopuszczalne jest założenie spółki z o.o. przez jednoosobową sp. z o.o. razem z innym podmiotem, a następnie wystąpienie tego podmiotu ze spółki. Finalnie jedynym wspólnikiem jednoosobowej spółki jest inna jednoosobowa spółka, czyli kapitał zakładowy jest skupiony w jednym podmiocie. Jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników (o jednoosobowej spółce z o.o. była mowa w PI 5/2016). Warto przypomnieć, że funkcjonowanie takiej spółki napotyka w praktyce kilka trudności – przede wszystkim podniesiony zostaje rygor składania oświadczeń przez jedynego wspólnika. Jeżeli jedyny wspólnik składa oświadczenie woli spółce, oświadczenie to powinno być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że ustawa stanowi inaczej. Natomiast czynność prawna dokonywana między jedynym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką (czynność z samym sobą) wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego. Sąd kontroluje działalność spółki w zasadzie na każdym kroku

Prowadzenie działalności w jednoosobowej spółce z o.o. nie pozwala na uniknięcie płacenia składek ZUS, gdyż bycie jedynym wspólnikiem takiej spółki jest tytułem do odprowadzania składek, zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

Założenie spółki z o.o. nie jest nadmiernie skomplikowane, ale bywa czynnością czasochłonną. Jest to bowiem dwuetapowy proces, na który składa się szereg czynności prawnych i faktycznych.

Pierwszy etap to zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego. Umowę muszą zawrzeć wszyscy jej wspólnicy jednocześnie, osobiście lub przez pełnomocników (ważne – pełnomocnictwo szczególne udzielone w formie aktu notarialnego). Podobnie jak w przypadku spółek osobowych, również ustawodawca wskazuje elementy obligatoryjne, które muszą znaleźć się w umowie. Są to: 

• firma i siedziba spółki – określenie siedziby i zasady dobierania firmy szczegółowo omówiono w PI 5/2016 i 7/2016. Firma musi zawierać dodatek „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, można posługiwać się skrótem „spółka z o.o.”, „sp. z o.o.”. Do momentu wpisu do KRS obligatoryjnie wprowadzamy dodatek „w organizacji” (patrz poniżej);
• przedmiot działalności spółki – każdy prawnie dopuszczalny cel, według klasyfikacji PKD. Od 1 grudnia 2014 r. w KRS ujawniamy jedynie 10 kodów PKD (starsze spółki miały niekiedy bardzo rozbudowany przedmiot działalności. W następstwie nowelizacji przy pierwszej zmianie zgłaszanej do rejestru musiały także „ograniczyć” zakres przedmiotów działalności i określić jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy);
• wysokość kapitału zakładowego – ustawowe minimum 5 tys. zł.
• określenie czy wspólnik może mieć więcej niż 1 udział (ważne przy głosowaniu, omówione zostanie w prawach korporacyjnych wspólnika);
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;
• jeśli przedmiotem wkładu do spółki w celu pokrycia udziału w całości lub w części ma być aport, umowa spółki musi określać szczegółowo przedmiot wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego wkład niepieniężny, a także liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów. Jeżeli akt notarialny nie będzie zawierał któregokolwiek z obligatoryjnych elementów, na etapie postępowania o wpis sąd rejestrowy wezwie spółkę w organizacji do jego usunięcia, pod rygorem odmowy wpisu spółki do KRS. Braki w umowie nie powodują jej nieważności, jeśli są usuwalne.

Umowa sp. z o.o. może być także zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym, przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego wszystkich wspólników. Z chwilą zawarcia umowy spółki powstaje spółka z o.o. w organizacji i trwa do momentu zarejestrowania spółki. Spółka w organizacji ma podmiotowość prawną – może we własnym imieniu nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywaną. Jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego przez wszystkich wspólników. W uprawnieniach zarządu jest także prowadzenie spraw spółki.

Rozporządzanie przez wspólnika udziałem przed wpisem spółki do rejestru jest nieważne (także akcjami w s.a.). W przypadku jednoosobowej spółki w organizacji jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania spółki, za niego czyni to ustanowiony pełnomocnik. Ograniczenie to nie dotyczy zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego.

Drugi etap to w istocie zawiązanie spółki z o.o. Do powstania spółki ustawodawca wymaga spełnienia łącznie następujących warunków:

• zawarcia umowy spółki (warunki powyżej);
• wniesienia przez wspólników wkładów (pieniężnych i niepieniężnych) na pokrycie całego kapitału zakładowego – zasadniczo wniesienie wkładów powinno nastąpić przed złożeniem wniosku o rejestrację spółki. Wyjątek następuje przy rejestracji spółki przy użyciu wzoru formularza – wkład musi zostać pokryty nie później niż 7 dni od wpisu do rejestru;
• powołania zarządu – członkowie organów najczęściej wskazywani są już w umowie spółki. Jeśli akt notarialny nie wskazywał członków organów należy wraz z wnioskiem o wpis załączyć dowód ich powołania (protokół zgromadzenia wspólników, uchwała);
• ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa;
• wpisu do rejestru – zgłoszenie zawiązania dokonuje się wyłącznie na wniosek, który podpisują wszyscy członkowie zarządu. Zarząd zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego (Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego) właściwego ze względu na siedzibę spółki. Wpis do KRS jest odpłatny – 500 zł opłata za wpis, 100 zł opłata za ogłoszenie w MsiG. Zgłoszenia spółki dokonuje się na formularzu, do którego zarząd musi dołączyć umowę spółki, oświadczenia wspólników, że wkłady na pokrycie kapitału zostały w całości wniesione, poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

Zawiązanie spółki musi zostać zgłoszone do sądu w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki, w przeciwnym razie umowa ulega rozwiązaniu. Z chwilą wpisu (datą wydania postanowienia przez sąd) spółka z o.o. w organizacji przekształca się w spółkę z o.o. i staje się podmiotem praw i obowiązków pierwszej spółki. Spółka z o.o. została utworzona.

Pozycja wspólnika w spółce z o.o.

Zasadą jest, że wspólnicy mają równe prawa i obowiązki w spółce. W umowie spółki wspólnicy mogą wprowadzić udziały szczególnie uprawnione dla konkretnego wspólnika. Uprzywilejowanie może dotyczyć np. prawa głosu, prawa do dywidendy, uczestniczenia w podziale majątku przy likwidacji spółki. Nie zawsze uprzywilejowanie udziału dla wspólnika następuje za darmo, umowa spółki może uzależnić przyznanie szczególnych uprawnień od spełnienia dodatkowych świadczeń na rzecz spółki, ziszczenia warunku. Prawa i obowiązki wspólnika w spółce z o.o. mają charakter korporacyjny oraz majątkowy, wynikający z kapitałowego charakteru spółki z o.o.

Prawa korporacyjne

Bierne i czynne prawo wyborcze. Wspólnicy wybierają organa w spółce oddając swój głos w ramach zgromadzenia wspólników (osobiste uprawnienie – wskazanie przez wspólnika kandydata na członka organu). Również sami wspólnicy mogą kandydować do organów spółki.

Prawo do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników i głosowaniu. Zgromadzenie tworzą z mocy prawa wszyscy wspólnicy spółki. Jest ono najważniejszym organem spółki, bowiem na jego forum podejmowane są wszystkie uchwały oraz zapadają najważniejsze decyzje dotyczące działania spółki, kierunków funkcjonowania i rozwoju, finansowania inwestycji, zarządzania majątkiem spółki etc. Uczestniczenie w zgromadzeniu i głosowanie jest wyłącznie uprawnieniem wspólnika. Może być wykonywane osobiście lub przez pełnomocnika (pełnomocnictwo szczególne, pisemne, załączone do protokołu z głosowania). Zasadą jest, że głos jest związany z udziałem (głosują udziały, a wspólnicy oddają głosy). Siła głosu zależy od tego, czy mamy do czynienia z udziałem o równej czy nierównej wartości (co wynika z umowy spółki). Jeśli udziały mają równą wartość na każdy udział przypada jeden głos, a wspólnik może mieć więcej niż 1 udział. Przy nierównej wartości na każdy głos przypada 10 zł, a wspólnik może mieć tylko 1 udział. W praktyce dominują udziały o równej wartości nominalnej, nierówne udziały są obecnie bardzo rzadko spotykane. (uprawnienie – przywilej głosowy – w przypadku udziałów o równiej wartości na 1 udział może przypadać maksymalnie 3 głosy)

Prawo do kontroli spółki. Wspólnik w każdym czasie może przeglądać księgi spółki, dokumenty, sporządzone bilanse, a także żądać od zarządu wyjaśnień. Prawo kontroli nie przysługuje akcjonariuszom spółki akcyjnej.

Prawo zaskarżania uchwał. Służy ono zarówno wspólnikowi, jak i spółce. Wspólnik może zaskarżyć uchwałę jeśli zaistniały następujące sytuacje: głosował przeciwko uchwale i po jej podjęciu zażądał zaprotokołowania jego sprzeciwu, nie został dopuszczony do udziału w zgromadzeniu, zgromadzenie było wadliwie zwołane lub podjęto uchwałę nie objętą porządkiem obrad, pominięto wspólnika przy pisemnym głosowaniu. Jeśli podjęta uchwała jest sprzeczna z umową spółki, dobrymi obyczajami lub godzi w interesy spółki czy wspólnika, wspólnik może żądać jej uchylenia. Jeśli natomiast jest sprzeczna z ustawą, wspólnikowi przysługuje roszczenie o stwierdzenie nieważności uchwały. W pierwszej sytuacji wyrok sądu skutkuje tym, że uchwała przestaje wiązać w stosunkach pomiędzy spółką a wspólnikami, zaś w drugiej wyrok sądu potwierdza, że uchwała była nieważna od daty jej podjęcia.

Żądanie rozwiązania spółki i wyłączenia wspólnika. Prawo żądania rozwiązania spółki może urzeczywistnić się w sytuacji, gdy osiągnięcie przez spółkę założonego celu stało się trwale niemożliwe lub zaszły inne ważne przyczyny (np. konflikt między wspólnikami uniemożliwia funkcjonowanie spółki). Wszyscy pozostali wspólnicy, których udziały stanowią ponad połowę kapitału zakładowego mogą z ważnych powodów żądać wyłączenia przez sąd innego wspólnika. Ważne powody muszą dotyczyć wyłączanego wspólnika i są każdorazowo oceniane przez sąd, mogą dotyczyć np. działania na szkodę spółki, niewykonywania uchwał, nadużywania prawa indywidualnej kontroli, naruszenia zasad lojalności wobec spółki, prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec spółki.

Prawa majątkowe wspólnika

Prawo do rozporządzania udziałem. Może ono przybrać postać umowy sprzedaży, zamiany, darowizny. Udział można obciążyć użytkowaniem, a także może być on przedmiotem egzekucji komorniczej. Ponieważ podstawowym elementem spółki jest jej kapitał, a skład osobowy ma drugorzędne znaczenie, ustawodawca jako wyraz kapitałowego funkcjonowania spółki wprowadza swobodę rozporządzalności udziałem. Zbycie udziału musi zostać dokonane w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. O rozporządzeniu należy poinformować spółkę przedkładając dowód przejścia praw na inną osobę. Możliwość rozporządzania udziałem jest jednym z najważniejszych praw wspólnika, które może jednak zostać ograniczone, np. przez konieczność uzyskania pisemnej zgody zarządu (lub innego organu spółki) na zbycie udziału, a także przyznanie spółce prawa pierwszeństwa lub pierwokupu udziału. Udział jest prawem majątkowym, w związku z czym może być przedmiotem zajęcia komorniczego. Wierzyciel wspólnika może złożyć do komornika wniosek o zajęcie udziałów dłużnika. Od momentu skutecznego zajęcia udziałów wszelkie uprawnienia majątkowe wspólnika (dłużnika) wykonuje wierzyciel. Dotyczy to przede wszystkim wypłat dokonywanych przez spółkę na rzecz wspólnika, związanych z udziałem w spółce, w szczególności takich jak: zaliczka na dywidendę, dywidenda, zwrot dopłat itp. Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisać dane każdego wspólnika, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania na udziale (wykonywanie prawa głosu przez użytkownika lub zastawnika). Wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów muszą zostać każdorazowo wprowadzone przez zarząd do księgi, a po każdym wpisaniu zmiany zarząd składa sądowi rejestrowemu nową listę wspólników.

Prawo do nadwyżki polikwidacyjnej. Na etapie likwidacji spółki, już po zabezpieczeniu i zaspokojeniu wszystkich wierzycieli spółki, pozostały majątek (nadwyżka) podlega podziałowi między wspólnikami spółki. Zasadą jest podział proporcjonalny do wielkości udziałów, ale umowa spółki może wprowadzić inne zasady, np. uprzywilejowanie udziału co do pierwszeństwa wypłaty lub większą kwotę. Podział majątku polikwidacyjnego jest możliwy dopiero po upływie sześciu miesięcy od daty ogłoszenia likwidacji i wezwania wierzycieli do zgłaszania roszczeń wobec spółki.

Prawo pierwszeństwa objęcia udziału z podwyższonego kapitału. Jeśli spółka zadecyduje o podwyższeniu kapitału zakładowego – ustanowienie nowych udziałów, zwiększenie wartości nominalnej udziałów istniejących – wszyscy wspólnicy mają ustawowe prawo do objęcia nowych udziałów proporcjonalnie do swoich dotychczasowych udziałów (umowa spółki może pozbawić wspólnika tego prawa). Zarząd przesyła wspólnikom wezwanie do wykonania prawa pierwszeństwa. Wspólnik może skorzystać z uprawnienia w terminie jednego miesiąca od dnia wezwania do jego wykonania (termin nieprzywracalny). Jeśli wspólnik skorzysta z uprawnienia, musi objąć nowe udziały, pokryć wkładem pieniężnym lub niepieniężnym i złożyć oświadczenie o objęciu udziału z podwyższonego kapitału w formie aktu notarialnego. Jeśli wspólnik nie skorzysta z uprawnienia, spółka zyska nowego wspólnika.

Prawo do dywidendy (zysku). Prawo do udziału w zyskach spółki z o.o. z racji jej kapitałowego charakteru jest też jednym z najważniejszych uprawnień każdego wspólnika. Pojęcia dywidenda i zysk nie są tożsame. Zysk jest pojęciem szerszym, a dywidenda oznacza zindywidualizowaną część zysku przeznaczoną do wypłaty dla wspólnika (świadczenie pieniężne). Wspólnik posiada roszczenie o wypłatę udziału w zysku (dywidendy), gdy zostaną spełnione określone warunki. Po pierwsze, sprawozdanie finansowe roczne spółki wykazuje zysk, a uchwałą powstały zysk wspólnicy przeznaczają do podziału. Suma jaką można przeznaczyć na wypłatę dywidendy musi zostać pomniejszona o niepokryte straty, udziały własne (w bilansie kapitał zakładowy umieszczony jest w pasywach), kapitał zapasowy, rezerwowy. Zasadą jest proporcjonalny podział zysku w stosunku do posiadanych udziałów. Umowa może wprowadzić dwa rodzaje uprawnień w zakresie dywidendy:

• przywilej przypisany do udziału – na udział uprzywilejowany cd. dywidendy przypada ½ wysokości dywidendy zwykłej,
• uprzywilejowanie wspólnika – osobiste uprawnienie niezwiązane z udziałem (określony procent, pierwszeństwo wypłaty dywidendy przed pozostałymi wspólnikami).

Uprawnionym do dywidendy jest ten wspólnik, który posiada udział w spółce w dniu powzięcia uchwały o podziale zysku do wypłaty (zasada członkostwa). Umowa spółki może wprowadzić tzw. dzień dywidendy – zgromadzenie wspólników może określić inny dzień, według którego ustala się listę wspólników uprawnionych do dywidendy za dany rok (stosunek członkostwa w danym dniu).

Obowiązki wspólnika sp. z o.o.

Wniesienie wkładów (pokrycia udziałów) jest obowiązkiem bezwzględnym dla każdego wspólnika. Realizuje się go na etapie spółki w organizacji i jest to warunek zawiązania spółki.

Dopłaty, czyli dodatkowe wpłaty wspólników na rzecz spółki. Są one świadczeniem pieniężnym na rzecz spółki i obowiązkiem majątkowym wspólnika. Aby zobowiązać wspólnika do dokonania dopłat, umowa spółki musi przewidywać możliwość zobowiązania wspólników do uiszczenia dopłat w liczbowo oznaczonej wysokości (dwukrotność udziału, połowa udziału). Oprócz upoważnienia w umowie, do nałożenia dopłat konieczna jest uchwała wspólników określająca wysokość i termin dopłat. Dopłaty powinny być nakładane i uiszczane przez wspólników równomiernie do wartości udziałów. W przypadku nieuiszczenia dopłat w terminie wspólnik zobowiązany jest do zapłaty spółce odsetek ustawowych za opóźnienie, co nie wyłącza możliwości dodatkowego żądania przez spółkę naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki wspólnika. Dopłaty powiększają majątek spółki, ale nie kapitał zakładowy – zostają zaliczone na kapitał zapasowy. Są świadczeniem celowym charakteryzującym się dużą elastycznością (wspólnicy decydują o tym kiedy i w jakiej wysokości je zarządzić), wykorzystywanym przede wszystkim na pokrycie strat, dokapitalizowanie spółki z przeznaczeniem na inwestycje, sfinansowanie konkretnego przedsięwzięcia. Są podobne do pożyczki, bowiem mogą być oprocentowane na rzecz wspólników, ale spółka nie ma obowiązku zwrotu dopłat. Zwrot zależy od decyzji zgromadzenia wspólników, a zwłaszcza sytuacji finansowej spółki. Dopłaty występują tylko w spółce z o.o.

Spełnienia powtarzających się świadczeń niepieniężnych dla spółki. Może to być: udostępnianie spółce własnych urządzeń lub pomieszczeń, doradztwo na rzecz spółki itp. Konkretne obowiązki obciążające wspólnika muszą zostać nałożone na niego w umowie spółki, w wersji pierwotnej lub w drodze zmiany umowy spółki – uchwała podjęta większością 2/3 głosów oraz zgoda wspólnika obciążonego obowiązkiem. Obowiązek wiąże się z wynagrodzeniem adekwatnym do zwykłych cen lub stawek przyjętych w obrocie. Obowiązek spełniania świadczeń zasadniczo obciąża wspólnika, ale w istocie wiąże się z udziałem a nie osobą wspólnika. Wynika to z faktu, że rozporządzanie tak obciążonym udziałem może nastąpić jedynie za zgodą spółki (chyba że umowa stanowi inaczej).

W drugiej części artykułu, w wydaniu PI 1/2017, o zasadach działania spółki z o.o. oraz organach uprawione do prowadzenia spraw spółki i podejmowania decyzji zarządczych mających wpływ na działalność i rozwój spółki, a także o zakresie odpowiedzialności spółki z o.o.

Autor: Małgorzata Stępień