Należycie sporządzona umowa jest dla każdego przedsiębiorcy kluczowym zabezpieczeniem. Aby odzwierciedlała rzeczywistą wolę stron i zarazem była kompletna pod względem formalnym, nie wystarczy znajomość tylko ogólnych postanowień umownych.

Zgodnie z ustawową zasadą swobody umów, strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania. Innymi słowy: mają swobodę co do tego, czy i z kim zawrzeć umowę. Następnie mogą swobodnie zdecydować o treści, jaka w ramach umowy zostanie uregulowana. Swobodę kontraktowania ogranicza tylko kodeks cywilny, wskazując, iż umowa musi być zgodna:

• z prawem,
• z zasadami współżycia społecznego,
• z celem zawieranej umowy.

Zwykle w obrocie gospodarczym mamy do czynienia z umowami wzajemnymi, kiedy obie strony zobowiązane są wobec siebie tak, że świadczenie jednej strony jest odpowiednikiem świadczenia drugiej. Aby zminimalizować ryzyko, jakie wiąże się z ewentualnym niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania, prawa i obowiązki stron warto określić w sposób jednoznaczny i zrozumiały.

Spisanie umowy chroni interesy obu stron, a w razie sporu ułatwia dochodzenie roszczeń. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dobrze sporządzona umowa zapewni także jasność jej warunków. Umawiając się ustnie, łatwo bowiem o niezrozumienie czy też pominięcie pewnych aspektów współpracy, które w danej chwili nie wydawały się istotne. Pisemna umowa to również najważniejszy dowód przed sądem.

Co powinna zawierać każda umowa?

Data i miejsce zawarcia
Każda umowa powinna zawierać datę i miejsce zawarcia, które pozwolą na usytuowanie w czasie praw i obowiązków stron. Data może okazać się pomocna przy ustaleniu terminu spełnienia świadczenia (np. 14 dni od daty zawarcia umowy) czy określeniu terminu przedawnienia. Warto pamiętać, że miejsce sporządzenia umowy nie jest jednocześnie miejscem jej wykonania, które to miejsce strony mogą dowolnie ustalić. Jeżeli tego nie uczynią, świadczenia pieniężne powinny być spełnione w zasadzie w miejscu zamieszkania lub w siedzibie wierzyciela (jeżeli zobowiązanie ma związek z przedsiębiorstwem, o miejscu spełnienia świadczenia rozstrzyga siedziba przedsiębiorstwa). Miejsce wykonania umowy ma też znaczenie w razie ewentualnego sporu przed sądem. Powództwo wynikające z danej umowy – dotyczące zawarcia umowy, ustalenia jej treści, zmiany umowy oraz ustalenia istnienia umowy, wykonania umowy, rozwiązania lub unieważnienia umowy, a także odszkodowania z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy – można skierować do sądu właściwego dla miejsca jej wykonania (właściwość przemienna sądu).

Oznaczenie stron w umowie
W umowie należy jak najdokładniej wskazać osobę, która jest stroną umowy, podając następujące jej dane:

• imię i nazwisko oraz nazwę firmy przedsiębiorcy – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jednoosobowo działa pod tzw. firmą. Jest to nazwa przedsiębiorcy identyfikująca go w obrocie prawnym. Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko często uzupełnione dodatkowymi elementami przybliżającymi osobę przedsiębiorcy lub konkretyzującymi przedmiot jego działalności (np. Firma Handlowo-Usługowa Jan Kowalski);
• adres zamieszkania/prowadzenia działalności/siedzibę spółki. Dane te są niezmiernie ważne. W przypadku sporu sądowego należy wskazać adres zamieszkania strony, tak aby sąd mógł prawidłowo doręczać pisma w toku postępowania. Jeśli nie wskażemy w pozwie adresu pozwanego, sąd nie nada sprawie biegu i będzie wzywał powoda do podania prawidłowego adresu pozwanego pod rygorem zwrotu pozwu. W rejestrze CEIDG znajduje się rubryka dotycząca adresu głównego miejsca wykonywania działalności, adresu dodatkowego miejsca prowadzenia działalności oraz adresu doręczeń, nie ma zaś adresu zamieszkania osoby prowadzącej działalność. Natomiast praktyka sądowa wskazuje, że jeżeli pozywamy osobę w związku z wykonywaną przez nią działalnością gospodarczą (spory między przedsiębiorcami) wystarczające jest podanie w pozwie adresu prowadzenia działalności/adresu do doręczeń;
• NIP, REGON – ułatwią odnalezienie przedsiębiorcy w CEIDG;
• PESEL – wnosząc pozew obowiązani jesteśmy podać nr PESEL lub NIP powoda będącego osobą fizyczną (KRS spółki). Sąd z urzędu ustala PESEL pozwanego. Niemniej jednak warto w umowie wpisać także te dane naszego kontrahenta.

Przykład 1.

Umowa zawarta w dniu 1 grudnia w Warszawie pomiędzy: Janem Iksińskim (imię i nazwisko) prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „… Jan Iksiński”, zamieszkałym w…, legitymującym się dowodem osobistym…, PESEL…, NIP…, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a Adamem Igrekowskim… (jak poprzednio)…

Jeżeli naszym kontrahentem jest spółka cywilna, należy wiedzieć, że nie jest ona przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. W takiej sytuacji zawieramy umowę ze wspólnikiem spółki cywilnej będącym jej reprezentantem. Analogicznie: w sądzie pozywamy wspólników spółki cywilnej, a nie spółkę.

Konstruując postanowienie umowne z kontrahentem działającym w formie spółki cywilnej, wskazujemy zatem:

Umowa zawarta w dniu 1 grudnia w Warszawie pomiędzy:
Janem Iksińskim (imię i nazwisko) prowadzącym działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod firmą „… Jan Iksiński, Kazimierz Kowalski” … Jeżeli umowa zawierana jest przez pełnomocnika kontrahenta, musi do niej zostać załączony dokument pełnomocnictwa, z którego wynika upoważnienie do działania.

Przedmiot umowy

W ramach postanowienia umownego, jakie zawieramy, należy opisać elementy istotne dla danego stosunku prawnego, tak aby w oparciu o postanowienie określić, jakie zobowiązania stron umowa reguluje. I tak: w umowach dotyczących świadczenia określonych usług należy szczegółowo określić rodzaj zachowań wymaganych od drugiej strony, a uzupełniająco ich cel i sposób wykonania. Prawa i obowiązki należy określać jasno i zwięźle. Wszelkie skróty i uproszczenia w przyszłości mogą powodować trudności w wykazaniu przed sądem, że np. umowa została wykonana nienależycie.

Przykład 2.
Umowa o dzieło:
…Wykonawca zobowiązuje się do wykonania prac polegających na ułożeniu ogrzewania podłogowego w domu zamawiającego, zaś zamawiający zobowiązuje się do zapłaty umówionego wynagrodzenia zgodnie z załączonym do umowy kosztorysem…
Umowa sprzedaży:
…Sprzedawca sprzedaje grzejnik producenta…, zaś kupujący go kupuje za cenę…zł…

Wartość umowy: wynagrodzenie, cena, czynsz etc.

Sporządzając umowę, należy konkretnie określić, jaką kwotę za umowną czynność strona ma zapłacić. Koniecznie trzeba także podać, czy wynagrodzenie podane w umowie jest wynagrodzeniem netto czy brutto oraz określić wysokość podatku, np. według ogólnej klauzuli: „zgodnie ze stawką opodatkowania obowiązującą w dacie płatności wynagrodzenia.”.
Jeżeli w chwili zawierania umowy nie jest znana ogólna wartość umowy, strony winny określić, co będzie podstawą rozliczenia w przyszłości, np. zgodnie z zestawieniem wykonanych i zaakceptowanych prac wyszczególnionych w protokole odbioru. W tej sytuacji protokół będzie podstawą ustalenia wartości wynagrodzenia za wykonane zobowiązanie.
Przykład 3.
…1. Zapłata wynagrodzenia za wykonane dzieło nastąpi na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT. Faktura (faktury częściowe i końcowa) będą wystawione na koniec miesiąca na podstawie sporządzonych przez strony protokołów odbioru prac.
2. Wykonawca obowiązany jest przesłać fakturę wraz z podpisanym protokołem na adres siedziby Zamawiającego...
3. Faktura płatna jest w terminie 30 dni od dnia doręczenia do Zamawiającego. Za chwilę zapłaty strony przyjmują dzień uznania na rachunku bankowym Zamawiającego...
4. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na rachunek bankowy podany na fakturze…

Kto świadczenie wykona? – Podwykonawcy

Zasadą jest, że świadczenie nie musi być spełnione osobiście przez stronę umowy. Zgodnie z ogólnymi przepisami kodeksu cywilnego, wierzyciel może żądać osobistego świadczenia dłużnika tylko wtedy, gdy to wynika:

• z treści czynności prawnej (umowa),
• z ustawy (np. umowa o roboty budowlane),
• z właściwości świadczenia, gdy wykonanie świadczenie wynika z indywidualnych cech, kwalifikacji, umiejętności – artysta, osoba posiadająca odpowiednie certyfikaty potwierdzające znajomość np. montażu określonych urządzeń.

Jeżeli zatem zależy nam, aby prace wykonała konkretna osoba, należy takie postanowienie zamieścić w umowie.
Przykład 4.
Możemy zastrzec następujące zasady:
…Wykonawca zobowiązuje się do osobistego wykonania przedmiotu umowy…
albo
…Przyjmujący zlecenie może powierzyć wykonanie części lub całości prac objętych niniejszą umową, po uzyskaniu pisemnej zgody zamawiającego (zgoda co do zakresu prac, osoby będącej podwykonawcą). Wykonawca dzieła może powierzyć wykonanie zleconych prac tylko osobie posiadającej odpowiednie kwalifikacje do wykonania przedmiotu umowy potwierdzone certyfikatem jakości…

Zaliczka i zadatek

Zaliczka jest w zasadzie częścią wynagrodzenia. Kodeks cywilny nie podaje definicji zaliczki. Zapłata zaliczki jest częściowym spełnieniem świadczenia umownego, „ratą” zaliczoną na poczet wynagrodzenia wpłacaną przed lub w trakcie zawierania umowy. Gdy umowa dojdzie do skutku, wpłacona zaliczka zaliczana jest na poczet kwoty wynagrodzenia. Jeżeli strony nie zawrą umowy, bez względu na przyczynę, zaliczka musi zostać zwrócona.
Natomiast ustanowienie w umowie klauzuli zawierającej zadatek oznacza, że gdy kontrahent nagle wycofał się z wykonania umowy, osoba, która otrzymała zadatek, może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
Przykład 5.
Zaliczka:
…Na poczet wynagrodzenia ustalonego w § 3 niniejszej umowy Zamawiający wpłaca Wykonawcy kwotę… zł (słownie:…) tytułem zaliczki…
Zadatek:
…W dniu zawarcia niniejszej umowy Kupujący wpłaca na rzecz Sprzedawcy kwotę… zł (słownie:…) tytułem zadatku na poczet ceny ustalonej w § 2…

Kara umowna

Strony w umowie mogą zastrzec, że naprawianie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy – kary umownej. Kara umowna stanowi zryczałtowane odszkodowanie wyrażone w umowie.

Powód, kierując do sądu pozew o zapłatę kary umownej za wadliwie wykonaną umowę, w istocie musi wykazać tylko prawidłowo zastrzeżoną w umowie zapłatę kary, nie musi wykazywać rzeczywiście poniesionej szkody.

Przed zapłatą kary umownej można się oczywiście bronić. Dłużnik może zatem:

• dowodzić, że nie ponosi winy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, np. opóźnienie w wykonaniu prac nastąpiło z powodu niedostarczenia przez zamawiającego materiałów;
• żądać obniżenia kary umownej, gdy zobowiązanie w znacznej części zostało przez niego wykonane, a także wtedy, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. W umowie nie można wyłączyć prawa strony do żądania obniżenia kary umownej.

Przykład 6.
…1. Podwykonawca zapłaci Wykonawcy kary umowne:
a) z tytułu nieterminowej realizacji zamówienia – 0,3% wartości netto robót podwykonawczych za każdy dzień opóźnienia;
b) z tytułu nieterminowego lub niewłaściwego usunięcia wad przez Podwykonawcę – 0,3% wartości netto robót podwykonawczych za każdy dzień opóźnienia;
c) w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Podwykonawcy – 20% wartości wynagrodzenia umownego netto;
d) z tytułu naruszenia przez Podwykonawcę obowiązujących przepisów prawa i wewnętrznych regulacji Wykonawcy dotyczących bhp, w tym w przypadku znajdowania się na terenie budowy pracowników Podwykonawcy (lub innych jemu podległych) pod wpływem alkoholu – 1 500,00 zł (słownie: złotych jeden tysiąc pięćset) za każdy stwierdzony przypadek;
e) w przypadku odstąpienia od umowy przez Podwykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – 20% wartości wynagrodzenia umownego netto. Kara umowna nie może przekroczyć kwoty... zł (30% netto wynagrodzenia wynikającego z niniejszej umowy).
2. Strony postanawiają, iż w przypadku niewykonania przez Wykonawcę instalacji centralnego ogrzewania do dnia 3 marca 2016 r. zapłaci on Inwestorowi karę umowną w wysokości… zł.
3. Zastrzeżona kara umowna nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych…

Gwarancja

Przez zastrzeżenie klauzuli gwarancyjnej gwarant przyjmuje na siebie ryzyko związane z daną umową. Podstawowe regulacje związane z gwarancją znajdziemy w przepisach dotyczących umowy sprzedaży. Natomiast w umowach zawieranych w obrocie gospodarczym przepisy dotyczące gwarancji najczęściej znajdą zastosowanie w umowach o dzieło i roboty budowlane. Wówczas przepisy o gwarancji przy sprzedaży stosujemy analogicznie.

W klauzuli gwarancyjnej należy koniecznie wskazać, jakie uprawnienia przysługują stronie, której gwarancja została udzielona, jakie obowiązki ma gwarant, jaki jest termin obowiązywania gwarancji, forma i termin zawiadomienia gwaranta o wadzie. Gwarancja może być także odpłatna.

Przykład 7.
…1. Wykonawca udziela dwuletniej gwarancji na wykonane prace opisane w § 1 umowy. Termin gwarancji liczony jest od dnia protokolarnego odebrania prac.
2. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego usunięcia wad przedmiotu umowy w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania zawiadomienia o wystąpieniu wady.
3. Wybór sposobu usunięcia wad przysługuje Wykonawcy. Niniejsza gwarancja nie obejmuje wymiany rzeczy na nową.
4. Zawiadomienie o wystąpieniu wady powinno zostać dokonane w formie pisemnej, listem poleconym na adres miejsca wykonywania działalności Wykonawcy, w terminie tygodnia od dnia wykrycia wady.
5. Brak terminowego zawiadomienia o wykryciu wady powoduje utratę roszczeń wynikających z gwarancji.
6. Na żądanie zgłoszone przez Zamawiającego na miesiąc przed upływem gwarancji, Wykonawca zobowiązuje się do pogwarancyjnego przeglądu oraz bezzwłocznego usunięcia stwierdzonych usterek. Za przegląd pogwarancyjny Wykonawcy należy się wynagrodzenie w wysokości… zł, płatne zgodnie z wystawioną fakturą…

Zapisy końcowe

W ostatnim zapisie umowy można zamieścić następujące informacje:

• w ilu egzemplarzach umowa została sporządzona,
• w jakiej formie można zmienić umowę,
• wskazać sąd właściwy dla jednej ze stron umowy.

Natomiast w przypadkach nieuregulowanych w umowie, jeżeli strony zapomną dodać jakieś postanowienie do treści umowy, zastosowanie mają odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego lub innej ustawy. I to właśnie te przepisy wchodzą w miejsce nieuregulowanych kwestii.
Zgodnie z intencją ustawodawcy w umowie należy badać przede wszystkim, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na dosłownym brzmieniu zapisu. Nie zawsze zatem należy się przejmować, gdy zapomni się czegoś zapisać w umowie. Przede wszystkim nie należy także nadmiernie rozbudowywać umów. Jeżeli dana kwestia jest już uregulowana w kodeksie i nie chcemy jej zmieniać, nie ma potrzeby powielać jej w umowie.

Autor: Małgorzata Stępień