Każdy przedsiębiorca, aby uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z brakiem płatności za wykonaną usługę, powinien uzyskać informacje o swoich kontrahentach. Ograniczy to ryzyko braku płatności i ułatwi ewentualną przyszłą windykację dłużnika. Gromadzenie danych powinno być procesem stałym: poczynając od pierwszych rozmów i przygotowania oferty, poprzez negocjacje warunków sprzedaży, podpisanie umowy, aż do zakończenia współpracy.
Pierwszy etap weryfikacji to przedkontraktowe sprawdzenie potencjalnego kontrahenta. Informacje o nim powinniśmy uzyskać jeszcze przed zawarciem umowy, aby zabezpieczyć się przed transakcją z nierzetelnym partnerem, a co za tym idzie – przed stratami finansowymi grożącymi zachwianiem kondycji finansowej naszej firmy czy nawet jej zamknięciem. Liczba źródeł, z których można korzystać sprawdzając kontrahenta, jest coraz większa. Informacji można obecnie szukać analizując dokumenty rejestrowe firm, dane z urzędów czy dokumenty finansowe, ale też korzystając z biura informacji gospodarczej lub wywiadowni gospodarczej. Czasem dobrym źródłem informacji są media, jak również wszelkie opinie uzyskane np. od pracowników firmy naszego kontrahenta.
Krajowy Rejestr Sądowy
Podstawowym źródłem informacji o spółkach funkcjonujących w obrocie prawnym jest Krajowy Rejestr Sądowy. Składa się on z trzech części:
- rejestru przedsiębiorców,
- rejestru fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych,
- rejestru dłużników niewypłacalnych.
Ten ostatni, niestety, nie upowszechnił się jako skuteczne narzędzie walki z nierzetelnymi kontrahentami ze względu na fakt odpłatnego wpisu dłużnika do rejestru. Ponadto złożenie wniosku o wpis niewypłacalnego dłużnika do rejestru musi być poprzedzone prawomocnie zakończonym postępowaniem sądowym.
Dane zgromadzone w KRS dostarczają jednak wiedzy o nazwie firmy, adresie jej siedziby, oddziałach, osobach uprawnionych do reprezentacji kontrahenta, kapitale oraz formie prawnej. Umożliwiają więc identyfikację podmiotu oraz jego pełnomocników. Ma to istotne znaczenie przy zawieraniu umów z przedstawicielami spółki, ponieważ pozwala ustalić, czy osoba reprezentująca dany podmiot przy zawieraniu umowy jest uprawniona do jej zawarcia.
Bardzo często przy zawieraniu umów, których wartość przekracza ustalony w umowie spółki pułap, konieczne jest współdziałanie np. prezesa zarządu i dwóch jego członków lub członka zarządu działającego łącznie z prokurentem spółki. Warto zwrócić na to uwagę, sprawdzając KRS.
Ponadto uzyskanie tych danych chroni przed popełnieniem typowych błędów przy wystawianiu faktur, takich jak niewłaściwy numer NIP, nieprawidłowa nazwa lub adres kupującego.
Sprawdzając spółkę w KRS, warto także zwrócić uwagę na dział 6 wyciągu z rejestru, zawierający informację o likwidacji spółki, jej rozwiązaniu, zarządzie komisarycznym, jak również informacje o postępowaniu upadłościowym, układowym lub naprawczym. Każdy złożony wniosek o ogłoszenie upadłości spółki z urzędu jest odnotowywany w dziale 6. Z lektury tego działu można się zatem dowiedzieć, czy aktualnie toczy się postępowanie upadłościowe, układowe bądź naprawcze wobec spółki, a także czy takie postępowanie w przeszłości się toczyło. Jeżeli wniosek o ogłoszenie upadłości został oddalony z uwagi na okoliczność, iż spółka nie posiada środków pieniężnych na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego, to można uznać, iż spółka nie ma także środków na regulowanie bieżących płatności.
Centralna ewidencja działalności gospodarczej
Zalecenia w pigułce |
Weryfikacja kontrahentów to pierwszy krok w kierunku zabezpieczania transakcji handlowych. Dzięki sprawdzeniu ogólnie dostępnych informacji o potencjalnym nabywcy można uniknąć problemów z nieprawidłowym wystawianiem dokumentów księgowych, a także dowiedzieć się, czy nie zalega on z płatnościami w stosunku do urzędu skarbowego, ZUS oraz innych przedsiębiorców. Z kolei dostęp do danych ze sprawozdań finansowych firmy pozwala na analizę i określenie wysokości kredytu kupieckiego. Tym niemniej poszukiwanie danych o partnerach biznesowych, ze względu na ogromną objętość informacji oraz różnorodność jej źródeł, wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia oraz nakładu czasu. |
Przedsiębiorców, którzy nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KRS, czyli osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub spółki cywilne, można zweryfikować w informatycznym systemie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zawartość tej ewidencji jest jawna i nie podlega rygorom ustawy o ochronie danych osobowych. Ewidencja zawiera oznaczenie przedsiębiorcy, jego imię i nazwisko oraz adres prowadzenia działalności. Dodatkowo zamieszczone są tam dane o statusie prowadzonej działalności (aktywny, zawieszony, wykreślony), informacje, czy osoba fizyczna wykonuje działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej z innymi podmiotami, a także dane pełnomocnika przedsiębiorcy.
Informacja z US i ZUS
Kolejnym źródłem informacji o kontrahencie może być informacja z urzędu skarbowego oraz ZUS – zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne czy z zapłatą podatku. Brak takiego zaświadczenia lub kłopoty z jego uzyskaniem oznaczają, że przedsiębiorca może tych zobowiązań nie regulować, a to z kolei może oznaczać, że nie reguluje także zobowiązań wobec swoich dostawców czy usługodawców. Warto przy tym pamiętać, że w toku postępowania egzekucyjnego wierzytelności przedmiotowych urzędów mają pierwszeństwo w zaspokajaniu, co także naraża nas na bezskuteczność naszej egzekucji.
Dokumenty firmy, BIG-i i wywiadownie
Jednym z ważniejszych źródeł informacji o kontrahencie są jego dokumenty finansowe – sprawozdania okresowe i roczne. Pozwalają one zorientować się w kondycji finansowej potencjalnego partnera biznesowego, a ich analiza jest ważnym elementem procesu udzielania kredytu kupieckiego. Dane te są przekazywane przez spółki mające obowiązek publikacji sprawozdań w Monitorze Polskim. Jeśli dane te nie są dostępne, można oprzeć się na informacjach z biur informacji gospodarczej (BIG) lub wywiadowni gospodarczych.
Utworzone na bazie ustawy w 2003 r. biura informacji gospodarczej (BIG) zajmują się gromadzeniem danych o dłużnikach i ich udostępnianiem.
Korzystanie z danych BIG jest odpłatne. Biura te ujawniają tylko aktualne informacje o dłużnikach, czyli nie znajdziemy w nich informacji, czy w przeszłości dany przedsiębiorca zalegał z płatnościami w stosunku do innych podmiotów. Obowiązek aktualizacji danych dłużników ciąży na wierzycielach.
Korzystanie z usług biur informacji gospodarczej uwarunkowane jest określonymi przez ustawę regulacjami i restrykcjami. Rola tych biur polega przede wszystkim na sprawdzeniu wiarygodności płatniczej kontrahenta – czy nie jest on dłużnikiem innego przedsiębiorcy. Niestety, brak takiego wpisu nie oznacza, że nasz kontrahent nie jest zadłużony, gdyż może być on wpisany w innym biurze lub też jego wierzyciel czy wierzyciele nie dokonali takiego wpisu. Na marginesie warto dodać, że wpis stał się swoistym „argumentem przetargowym”. Ze względu na dużą popularność BIG-ów, rośnie ich rola w działaniach windykacyjnych. Wpisanie dłużnika może nie tylko zaszkodzić jego reputacji, ale również spowodować problemy np. z uzyskaniem kredytu kupieckiego u dostawców lub zewnętrznego finansowania.
Do dyspozycji mamy także wywiadownie gospodarcze, które zajmują się odpłatnym informowaniem o sytuacji gospodarczej przedsiębiorstw. Efektem ich pracy są rozbudowane raporty zawierające m.in. powiązania kapitałowe między przedsiębiorstwami, powiązania osobowe oraz ocenę wiarygodności kontrahenta. Wywiadownie gromadzą również, jak już zostało wspomniane, dane finansowe firm oraz uaktualniają scoring firmy (jej siłę finansową). Mogą też podawać ryzyko upadłości firmy w stosunku do danych z całej branży, jak i oceniać wiarygodność płatniczą kontrahenta.
Internet i giełdy długów
Niezastąpionym źródłem informacji są obecnie środki masowego przekazu, a w szczególności internet. Pozwalają uzyskać nie tylko dane przygotowane przez kontrahenta, ale również sprawdzić wypowiedzi jego dostawców i klientów. Dodatkowo można sprawdzić, czy długi potencjalnego klienta nie zostały wystawione na sprzedaż np. na Krajowej Giełdzie Długów lub też na innej giełdzie wierzytelności.
W roli podwykonawcy
Jeżeli wykonujemy pracę jako podwykonawca, warto sprawdzić także kondycję finansową inwestora robót budowlanych. Zgodnie bowiem z art. 647 (1) § 5 Kodeksu cywilnego, inwestor i wykonawca ponoszą solidarną odpowiedzialność za zapłatę wynagrodzenia za roboty budowlane wykonane przez podwykonawcę. Generalny wykonawca co do zasady nie ma obowiązku zgłoszenia podwykonawców inwestorowi robót budowlanych, chyba że taki obowiązek nakłada na niego umowa z inwestorem. Jednakże zawsze można zażądać od generalnego wykonawcy przedłożenia pisma potwierdzającego zgłoszenie nas jako podwykonawców. Jeżeli mamy wątpliwości, czy generalny wykonawca zgłosił nasze podwykonawstwo, możemy też sami złożyć pismo zawierające zgłoszenie się jako podwykonawcy, najlepiej z kserokopią naszej umowy z generalnym wykonawcą. Dzięki temu inwestor ma wiedzę o zobowiązaniach ciążących na generalnym wykonawcy i solidarnie na nim samym.
Sprawdzanie konsumentów
Znacznie łatwiej jest sprawdzić wiarygodność spółki czy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą niż wiarygodność zwykłego konsumenta. Jeżeli nie figuruje on w rejestrze dłużników niewypłacalnych, nie ma w zasadzie możliwości, aby go sprawdzić w sposób, o którym była mowa powyżej. Dodatkowo, jeśli chcielibyśmy osobę fizyczną sprawdzić np. w Biurze Informacji Kredytowej, musimy posiadać jej pisemną zgodę. Dlatego też tak ważne jest prawidłowe sporządzenie umowy lub uzyskanie zabezpieczenia wynagrodzenia za wykonane usługi, o czym była mowa w artykule „Zabezpieczenia płatności w branży instalacyjnej. Lepiej zapobiegać niż … mieć problemy”, opublikowanym w poprzednim numerze PI. Już sama treść umowy czy uzyskane zabezpieczenie da nam sporą wiedzę o kontrahencie i posiadanym przez niego majątku.
Autor: Małgorzata Stępień