Wywiad z Elżbietą Zawadzką, wiceprezeską Spółdzielni Mieszkaniowej Służewiec w Warszawie zamieszczony w kwartalniku "Inwestycje i Modernizacje" nr 1/2017.

– Zapewnienie odpowiedniej jakości usług i produktów, które są zamawiane na rzecz spółdzielni lub wspólnot, to częsty problem zarządców. I choć każdy ma swoje procedury w tym zakresie, efekt nie zawsze jest zadowalający, a decyzje bywają kwestionowane przez mieszkańców budynków. Porozmawiajmy zatem o tych procedurach. Jak wyglądają one w spółdzielni zarządzanej przez Panią.

– Wybór wykonawcy bądź usługi odbywa się u nas w oparciu o regulamin spółdzielni stworzony przez jej zarząd i zatwierdzony przez radę nadzorczą. Uważam, że jest to dobry regulamin – wzorowany częściowo na regulaminie zamówień publicznych. Jest on dla nas gwarantem bezpieczeństwa i daje podstawę do późniejszej kontroli wykonanej pracy. Wiem jednak, że są takie spółdzielnie, które zarządzają np. tylko czterema budynkami, a wtedy członkiem komisji wyborczej jest prezes, który jednocześnie wybiera oferenta i podpisuje z nim umowę. My takich sytuacji unikamy. Nie może być tak, że członek zarządu, czyli fizycznie ja, jednocześnie rozpisuję przetarg, wybieram wykonawcę i podpisuję z nim umowę. To jest niedopuszczalne prawnie. Są również spółdzielnie, w których członkowie rady nadzorczej stanowią jedyną komisję wyborczą. To także ryzykowne. I wreszcie: są takie spółdzielnie jak nasza, w których komisja wyborcza składa się z pracowników technicznych oraz członków rady nadzorczej. Członkowie zarządu w przetargach nie uczestniczą. Moim zdaniem to najbardziej obiektywna formuła. W naszej spółdzielni obowiązuje duży rygor przy zamawianiu produktów i usług. Przetarg organizujemy na każdą usługę lub zakupy na kwotę powyżej 80 tys. zł – w naszych warunkach to naprawdę niska kwota. Poniżej 80 tys. zł organizujemy zamawianie usług lub produktów albo w trybie zamówienia z wolnej ręki, albo w trybie zapytania o cenę i konkursu ofert. Tak rozpisane warunki są dla nas bezpieczne i dają podstawę do transparentnego wydatkowania pieniędzy zgodnie z prawem. Chronią przed problemami np. w takich sytuacjach, gdy mieszkańcy „aktywiści” składają doniesienie do prokuratury, uznając za nadużycie jakieś działanie.

– W jaki sposób w Pani spółdzielni oceniani są kontrahenci, którzy składają ofertę swoich usług?

– Produkty i usługi wybieramy w oparciu o przygotowaną do przetargu specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ). W SIWZ określony jest przedmiot zamówienia, technologia wykonania, sugerowane materiały, oczekiwany termin wykonania prac. Zawarte są tam też informacje, jakie warunki musi spełnić oferent, aby móc złożyć dokumenty. Prosimy więc o dołączenie: zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami ubezpieczeniowymi, referencji z wykazem robót za ostatnie trzy lata, druku DRA potwierdzającego zatrudnianie pracowników, a nie ludzi „z łapanki”, zbieranych na potrzeby przetargu, świadectw kwalifikacyjnych pracowników, np. spawaczy gazowych czy monterów rur zgrzewanych. W ogłoszeniu o przetargu podajemy, jakie uprawnienia mają mieć wykonawcy. Korzystam również z prawa do podania liczby osób, które powinny wykonywać daną pracę. Jeżeli do wymiany są np. rury stalowe w 110 lokalach, to aby roboty były właściwie zorganizowane i przebiegały szybko, nie może ich wykonywać dwóch-trzech pracowników, ale minimum trzech spawaczy i pięciu pomocników. Dodatkowo, aby uchronić się przed niekompetentnymi wykonawcami, w regulaminie mamy zapis, który zabrania tego, aby członkowie komisji przetargowej byli spokrewnieni z wykonawcami.

Odrębną część SIWZ stanowią dokumenty dodatkowe. To załączniki, które oferent jest zobowiązany wypełnić, potwierdzając m.in., że zapoznał się z obiektem i jest w stanie wykonać powierzone zadanie, że zatrudnia wykwalifikowanych fachowców, że ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i to na kwotę nie mniejszą niż wartość robót przetargowych, a także podaje w nich czas gwarancji oraz składa kosztorys ofertowy. Wszystkie te informacje są niezwykle ważne, podobnie jak ich weryfikacja. Zdarzali się nam bowiem potencjalni kontrahenci, którzy przedstawiali nieważne polisy lub kupowali je dopiero na potrzeby przetargu, albo tacy, którzy nie mieli zatrudnionych na stałe pracowników, a ich referencje były nieprawdziwe. Referencje są obligatoryjne. Firma musi również mieć rachunek w banku.

– Wspomniała Pani o weryfikacji oświadczeń, a to nie zawsze jest łatwe. Czy skuteczne zabezpieczenie się przed nierzetelnymi wykonawcamiw ogóle jest możliwe?

– Oczywiście, że tak, trzeba się starać. Jednak zanim dojdzie się do perfekcji w tym zakresie potrzebna jest wiedza, doświadczenie i zdarzają się potknięcia. My staramy się im zapobiegać przez odpowiednie przygotowanie dokumentów przetargowych. Chociaż zdarzyło się, że wiarygodna według nas firma nabrała robót i wystartowała do pracy z ludźmi „z łapanki”. Mieliśmy również pouczające doświadczenie z przetargiem na monitoring w jednym z budynków. Wtedy obowiązywał u nas jeszcze stary regulamin, że wybieramy firmę, która zaproponuje najniższą cenę. Wpływały oferty na kwotę w wysokości średnio 30 tys. zł, a nagle pojawiła się taka za 15 tys. zł. Firma została wybrana, jednak współpraca z nią była nadzwyczaj trudna. Trzeba było przeglądać każde pudełko z osprzętem i kamery. Materiał był chiński i jego jakość była wątpliwa. Potem musieliśmy sprawdzać na budynku ustawienie kamer, ponieważ instalatorzy nie potrafili tego zrobić. Kamery szybko ślepły, traciły ostrość, ich szerokokątność również była inna niż zgłoszona do przetargu. Okazało się, że firma nie miała nawet dokumentów pozwalających na wykonywanie tego typu instalacji. Dlatego dzisiaj zachowujemy się, można powiedzieć, nadgorliwie. Sprawdzamy referencje firm już w trakcie przetargu. Po jego rozstrzygnięciu jest na to zwykle za późno. Najczęściej dzwonimy do kierowników działów technicznych, którzy wystawili rekomendacje firmie. Czasami już po przebiegu rozmowy jesteśmy w stanie stwierdzić, czy te referencje są prawdziwe.

Przykre doświadczenia niektórzy zarządcy próbują nagłośnić. Zdarzyło mi się np. otrzymać list od kierownika technicznego pewnej spółdzielni, w którym w ramach przestrogi informował o przypadku współpracy z firmą, która zaniżała jakość materiałów, zawyżając jednocześnie cenę usługi. Takich nieuczciwych firm jest wiele. Niektóre próbują celowo wprowadzić w błąd, narzucając swoją usługę. Nam próbowano np. narzucić polimeryzację rur gazowych zamiast wymiany starej instalacji, przekonując, że to wymiana będzie błędem. Dziś wiemy też, że lepiej nie wybierać firm, których realizacje były tylko w nowych obiektach, nawet jeśli mają świetne referencje, ponieważ brak im doświadczenia w prowadzeniu robót w budynkach zamieszkałych. Wymiana starych instalacji wymaga, oprócz umiejętności technicznych, ogromnej pracy logistycznej.

– Jakie obecnie mają Państwo podejście do kryterium ceny?

– Cena nie jest dla nas najważniejsza. Mamy 100 punktów, które rozdzielamy według zasady: 70% stanowi cena, 30% to inne kryteria, w tym termin wykonania robót, jakość usługi wynikająca z referencji, portfolio prac o podobnej wartości, wiarygodność, terminowość, okres gwarancji (musi być co najmniej 3 lata, czyli okres rękojmi). Firma, która chce uzyskać wyższą punktację, musi dać dłuższą gwarancję – taka jest dla mnie bardziej wiarygodna, bo widzę, że nie boi się efektów wykonanej pracy. Na pewno, jeżeli w kosztorysie ofertowym widzimy cenę np. 13 zł za roboczogodzinę, a jednocześnie ceny materiałów są zaniżone, to prosimy o dodatkowe wyjaśnienia, ponieważ znamy firmy, które zaniżają ceny, by wejść na rynek. Staramy się więc staranniej sprawdzić (także przez wywiad) firmy, które proponują rażąco niskie ceny.

– Jakie mają Państwo procedury w zakresie kontroli wykonania usług?

– Po pierwsze sprawdzamy wykonywane usługi i jakość stosowanych materiałów zgodnie z zapisami umowy. Wykonawca obowiązkowo musi nam dostarczyć stosowne aprobaty czy certyfikaty (np. na rury stalowe, stolarkę, zestawy pompowe). Po drugie nie ograniczamy się jedynie do oceny inspektora nadzoru. W czasie robót nie siedzimy za biurkiem. Kierujemy się zasadą „Pańskie oko konia tuczy”. Sami też kontrolujemy prace na wszystkich etapach i zgłaszamy ewentualne uwagi, dążąc do tego, by nieprawidłowości były usuwane na bieżąco. Obowiązkowo robimy odbiory robót podlegających zakryciu – przed zakryciem. Sprawdzamy też, czy montowany produkt jest zgodny z wytycznymi projektu oraz przedmiaru.

Dodam, że w mojej spółdzielni nie ma inspektorów. Mamy własnych konserwatorów i gospodarzy budynków, będących naszymi pracownikami nieraz od 30 lat. Oni także są mieszkańcami osiedla. I to są ludzie, na których podczas realizacji bardzo możemy liczyć.

Rozmawiała: Aneta Demianowicz

Elżbieta Zawadzka, wiceprezeska ds. technicznych Spółdzielni Mieszkaniowej Służewiec w Warszawie. Wcześniej pracowała w biurach projektów, potem 10 lat na budowach, a następnie jako inspektor nadzoru robót budowlanych. Ma 35 lat doświadczenia zawodowego.