niedziela, lipiec 22, 2018

 Najnowsze wydania

 EKO
Schowek02TRH
I&M 2/2017

PI 1/2018

okładkaPI01

001 Okladka IM02 2017

Delegowanie zadań – od czego zacząć?

46Polscy menedżerowie, a w przypadku małych firm także ich właściciele, mają problem z delegowaniem zadań. Z jednej strony narzekają na przeciążenie obowiązkami, ale z drugiej – często nawet nie próbują podzielić się zadaniami z pracownikami.

Jeśli zapytamy menedżerów, czy chcieliby pracować mniej, przekazując część obowiązków pracownikom, większość z nich odpowie zdecydowanie: „tak". A jednak, w praktyce, delegowanie zadań okazuje się bardzo trudne. Często po prostu łatwiej jest poświęcić własny czas na dodatkową pracę, niż kogoś przyuczać, wymagać i rozliczać z poprawnego wykonania zadań.

Chwilowo taka samodzielność może nawet wydawać się korzystna – w końcu na edukację pracowników, czy poprawianie ich błędów również trzeba znaleźć czas. Niestety, krótkowzroczność takiego myślenia widać dopiero w dłuższej perspektywie, kiedy okazuje się, że menedżer lub właściciel jest nie do zastąpienia – także w czasie urlopu lub choroby.
Każdy prezes firmy, a tym bardziej właściciel ma przekonanie, że pracownicy mogą co najwyżej starać się mu dorównać. Właśnie to jest przeważnie głównym problemem przy delegowaniu kompetencji na inną osobę. Warto jednak pamiętać, że istotą zarządzania jest zarządzanie ludźmi i problemami, a nie osobiste załatwianie każdej sprawy – podkreśla Marta Bober-Lal, trener w firmie szkoleniowej Effect Group.

Skąd biorą się trudności z delegowaniem zadań?
Najprościej delegowanie można określić jako przekazywanie władzy, czy też dzielenie się władzą z innymi. Delegowanie oznacza, że menedżer przydziela zadanie, ale wraz z nim przekierowuje także odpowiedzialność za jego wykonanie oraz uprawnienia niezbędne do jego realizacji. A to oznacza, że od momentu delegowania, menedżer nie jest już bezpośrednio zaangażowany w zadanie. Powinien więc odsunąć się na bok i nie przeszkadzać.
Dlaczego przekazywanie obowiązków jest trudne? Ponieważ wymaga zaufania do pracownika i wiary w jego umiejętności. Trzeba też być przygotowanym na ewentualność, że pracownik nie udźwignie nowego ciężaru, i zapewnić odpowiednią kontrolę efektów jego pracy. W rozwiązaniu tych trudności często nie pomagają sami pracownicy – niektórzy z nich zrobią wiele, by nie zostać obłożonymi dodatkowymi obowiązkami. Skoro szef uważa, że pracownik „sam sobie nie poradzi", to dla zatrudnionego takie przekonanie bywa wygodniejsze od brania na swoje barki dodatkowych zadań. Bywa też i tak, że sam pracownik nie wierzy w swoje możliwości lub boi się wziąć odpowiedzialność za własną pracę – przychodzenie z każdym najdrobniejszym problemem do szefa wydaje się bezpieczniejsze.
Ale to nie jedyne powody kłopotów. Opór pracowników może wynikać także z poczucia bycia wykorzystywanym. Będzie tak się działo, jeśli za wzrostem kompetencji i odpowiedzialności nie będzie szła odpowiednia gratyfikacja finansowa, lub jeśli pracownik i tak jest nadmiernie obciążony pracą. Poza tym, jeśli zatrudniony już wcześniej zgadzał się na dodatkowe zadania, ale w jego ocenie wysiłek ten nie został doceniony, nie będzie miał motywacji do podejmowania nowych wyzwań. Nie zapominajmy również, że brak dobrych warunków pracy, odpowiedniej atmosfery czy poczucia bezpieczeństwa także będzie wpływał na gorsze efekty wykonywanych zadań.
Kolejna grupa problemów może wynikać ze złej komunikacji. Zdarza się, że polecenia i instrukcje nie są jasno sprecyzowane przez przełożonego lub też, że pracownik, mimo dobrej woli, źle zrozumiał informacje od szefa.

Po co delegować?

(...)

Delegowanie zadań – krok po kroku

(...)

Przekazywanie i utrwalanie
Jeśli chcemy, aby nowe obowiązki zostały przekazane pracownikowi w taki sposób, który rzeczywiście okaże się skuteczny, warto poświęcić czas na właściwe wsparcie i dobrą komunikację.
Na etapie przekazywania nowych zadań, przełożony powinien porozmawiać z pracownikiem i co bardzo ważne, uzyskać jego wyraźną zgodę na przyjęcie szerszego zakresu obowiązków. To warunek niezbędny, aby delegowanie mogło być skuteczne – podkreśla trenerka Effect Group. Porozmawiać należy także z innym pracownikami, tak aby cały zespół zrozumiał, jak będzie wyglądał nowy zakres obowiązków wszystkich jego członków, gdy jedna z osób przejmie nowe zadania. Drugą ważną kwestią po przekazaniu zadań jest utrwalenie określonego na nowo podziału obowiązków. Aby zmiana była trwała, przełożony powinien zapewnić delegowanemu pracownikowi odpowiednie wsparcie, szczególnie w początkowym okresie.
Wsparcie powinno zostać dopasowane do rodzaju zadania i kompetencji osoby. Absolutnie nie może mieć ono formy wyręczania pracownika. Zamiast tego, menedżer może przekazywać instrukcje, dzielić się swoimi doświadczeniami lub zaproponować szkolenie – mówi Marta Bober-Lal.

Menedżer powinien także monitorować realizację powierzonych zadań i sprawdzać efekty. Co jakiś czas warto ustalić, czy wyznaczona osoba radzi sobie z obowiązkami, czy projekt jest właściwie realizowany oraz czy delegowanie faktycznie przekłada się na lepszą organizację pracy menedżera. Po realizacji projektu lub w ustalonych odcinkach czasu wskazane jest przeprowadzenie z pracownikiem rozmowy podsumowującej.

Jeśli delegowanie zadań zacznie przynosić oczekiwane rezultaty, menedżer lub właściciel może mieć pokusę, aby przekazać pracownikom również kolejne, czasem bardziej skomplikowane obowiązki. Pamiętajmy jednak, że na niższy szczebel nie wolno delegować takich zadań jak ustalanie celów, strategii i struktury organizacji. Planowanie długookresowe czy też koordynacja różnych zakresów działalności – to obowiązki zarezerwowane dla osób zarządzających firmą. To na tych właśnie strategicznych kwestiach, powinni skupić się menedżerowie, gdy większość bieżących spraw przekażą już pracownikom niższych szczebli.

Jeśli chcesz przeczytać pełną treść artykułu zamów prenumeratę lub e-wydanie.

homeWyszukiwarka

Repowermap

homeTagi

homeReklama

20180321banner hvac200x400

UWAGA! Ten serwis używa cookies i podobnych technologii.

Brak zmiany ustawienia przeglądarki oznacza zgodę na to. Czytaj więcej…

Zrozumiałem